Adaugare factura
Asociere ordin de plata
Verificari intre fisa de cont 4111 si jurnalul de vanzari si balantele de solduri per clienti
Flex Contab este o platforma software ce persmite integrarea unui set de module specializate intr-un sistem integrat, in vederea obtinerii situatiilor contabile si a declaratiilor cerute de legislatia in domeniu si de catre management-ul unitatii. Flex Contab poate fi configurat pentru a se integra cu aplicatiile dedicate precumAplicatia de gestiune a contractelor de client, a prestatiilor, a facturarii si a incasarilor prin casierie si agenti incasatori de terenAplicatia de gestiune de materiale de consum si marfuriAplicatia de personal si salarizareAplicatia de evidenta a echipamentelor de protectia munciiAplicatia de gestiune a mijloacelor fixeAplicatia de management a flotei auto si a lucrarilor prestate de flotaDe asemenea, Flex Contab contine intern functionalitati ce permitEvidenta contractelor de furnizori, a facturilor de achizitie si a situatiilor de furnizoriEvidenta operatiunilor prin banca si a registrului de bancaEvidenta deconturilorEvidenta intrarilor si iesirilor din casierie si generarea registrului de casaEcrane de introducere a notelor contabile manualeGenerare de balante de verificare, fise de cont per total unitate sau pe centre de costCombinare date din mai multe sucursale / mai multe baze de date in vederea obtinerii de balante si fise de cont multi-unitateGenerare si export de declaratiiNote ContabileNotele contabile pot fi consultate in ecranul „Note contabile” accesibile din doua moduriprin intermediul barei de acces rapid (care permite deschiderea ecranului de Note, Balanta sau fisa de cont pentru o singura luna aleasa in prealabil)prin intermediul menu-ului „Note contabile” -> „Afiseaza notele contabile in perioada” care permite lucrul cu notele pentru o perioada mai lunga (exemplu cu toate notele dintr-un an).O nota contabila este caracterizata prin Data, o explicatie generala un tip si o rusa. La pozitionarea pe fiecare nota contabila ecranul afiseaza inregistrarile aferente (avand cont drebitor, creditor, explicatie detaliata, valoare, departament si centru de cost).Note contabile generate (pe baza documetelor sursa)In genral, tratarea unui fenomen economic in acest program nu se limiteaza doar la latura sa contabila. Atat in aceasta aplicatie cat si aplicatiile conexe s-a ales ca abordare principala optiunea introducerii documentelor sau chiar generarea documentelor care evidentiaza fenomenul economic cu toate aspectele sale (si nu doar cu intepretarea contabila a acestora). Spre exemplu la introducerea unei facturi de achizitii se specifica contractul in baza caruia se face achizitia respectiva (desi acest lucru in cele mai multe cazuri nu are implicatii contabile). Introducerea unor aspecte suplimentare fata de cele contabile faciliteaza obtinerea unor situatii si rapoarte extra-contabile de interes pentru management (caracteristice sistemelor de tip ERP).Prin urmare au fost prevazute machete de introducere sau de intocmire a documentelor sursa (facturi, chitante, extrase de cont, contracte, etc). Documentele intocmite sau introduse in acest sistem (fie in programul Flex Contab fie in programele specializate integrate) sunt interpretate automat din punct de vedere contabil si duc la generarea unor note contabile. Spre exemplu, facturile emise in aplicatia de evidenta a contractelor de clienti si a prestatiilor genereaza automat un set de note contabile (in functie de configurarile aferente tipurilor de servicii prestate si marfurilor vanduta). In general generarea automata a notelor contabile surprinde toate aspectele aferente fenomenului economic modelat (in exemplul de mai sus – daca se face facturarea unui serviciu in avans atunci se vor genera automat note contabile de avans si note contabile de storno avans si repunere pe venituri in lunile urmatoare, in functie de perioada specificata in factura).Notele contabile generate vor aparea distinct in ecranul „Note contabile” avand „Tip nota” = „Generate”. Fiind vorba de note contabile ce rezulta din interpretarea unor documente sursa, aceste note nu pot fi modificate direct in ecranul „Note contabile”. Pentru modificarea acestor note se va modifica documentul sursa din care provin si/sau configurarile de interpretare si generare specifice fiecarei surse (spre exemplu, pentru notele aferente facturilor de vanzare, conturile se configureaza in nomenclatorul de serivicii si tarife).Fiecare nota contabila generate are asociata o „sursa” (un modul responsabil de introducerea documentelor sursa si generarea notelor contabile aferente).Dupa modificarea documentelor sursa si a configurarilor de generare, se poate folosi optiunea de „Regenerare” din dreptul notei contabile din ecranul „Note contabile” sau, in cazul in care s-au facut modificari in diverse documente din diverse module sursa, se poate alege optiunea de regenare a mai multor note contabile din menu-ul „Note contabile” -> Regenerari -> „Genereaza si salveaza in baza de date notele contabile pentru perioada”. Aceasta optiune va genera toate notele (aferente tuturor modulelor sursa) pentru o luna sau pentru mai multe luni. Optiuni similare permit generarea notelor doar pentru o anumita sursa.In meniul Regenerari sunt disponibile si optiuni de „Verificare” a notelor contabile generate existente deja in baza de date. Aceste optiuni ajuta la identificarea situatiilor in care, dupa generarea notelor contabile aferente unei luni, au fost facute corectii/modificari asupra documentelor sursa sau a configurarilor ce au impact asupra modului de generare a notelor contabile (spre exeplu, modificari asupra conturilor specificate in nomenclatorului de produse si servicii din aplcatia de facturare).Prin folosirea optiunilor de „Verificare”, programul regenereaza notelor contabile pe baza documentelor si configurarilor curente si le compara cu notele contabile care sunt deja prezente in baza de date si apoi afiseaza doar diferentele (notele cu valori diferite sau notele noi / respectiv notele ce nu mai sunt generate conform documentelor in forma curenta).Dupa folosirea optiunii de verificare si acceptarea diferentelor, utilizatorul va folosi optiunea de „Genereaza si salveaza in baza de date” pentru a recalcula toate notele contabile conform documentelor sursa si a configurarilor in forma curenta.Note contabile manualePentru aspectele contabile care nu au prevazute machete dedicate de introducere a datelor (documente dedicate), se vor introduce „note contabile manuale”. Spre exemplu nu este prevazuta o macheta (document) de imputatie a unor pagube produse de un salariat. Pentru evidentierea contabila a acestei situatii, se foloseste optiunea de introducere de note contabile manuale generale.Pentru a facilita introducerea unor note contabile cu componenta similara sau identica de la o luna la alta, a fost creata optiunea de „Adaugare nota contabila dupa sablon (clonare nota contabila)”. Se poate alege drept model o nota contabila existenta, programul copiiind toate conturile si eplicatiile din sursa intr-o nota contabila noua din luna curenta. Dupa crearea unei note prin clonarea unei note anterioare, nota noua poate fi modificata dupa necesitati. Modificarea ulterioara a notei contabile originale dupa care s-a facut clonarea nu va duce la nici un fel de modificari asupra notelor clonate din aceasta.Note de inchidere venituri si tvaNotele de inchidere a veniturilor si cheltuielilor si a tva-ului sunt tipuri de note contabile generate care nu au ca sursa documente primare. Aceste note sunt generate folosind optiunea prevazuta in subsolul listei de note din ecranul „Note contabile”. Modificari ulterior inchiderii asupra altor note contabile ce afecteaza veniturile, cheltuielile si tva-ul nu vor duce la recalcularea automata a inchiderilor (drept urmare, se va putea observa in balanta necesitatea re-generarii notelor de inchidere).Soldurile initialeSoldurile initiale aferente primei luni de lucru cu programul Flex Contab pot fi introduse folosind optiunea dedicata „Rulajele din balanta initiala” din menul-ul „Note contabile”. In cazul in care prima luna lucrata in Flex Contab este luna Ianuarie, vor fi introduse soldurile initiale ale conturilor ce vor fi preluate in balanta. In cazul in care prima luna de lucru este diferita de luna Ianuarie, se recomanda introducerea Rulajelor (debit si credit) ce reflecta toata activitatea din anul de inceput, anterioara primei luni de lucru cu Flex Contab.Listele de inregistrari contabileEcranul „Note contabile” prezinta o lista de note contabile (caracterizata prin data si titlu), fiecare nota avand atasate un set de inregistrari contabile (avand cont debitor/creditor, suma, detalii, etc). Acest ecran afiseaza doar inregistrarile contabile aferenei notei contabile curente.Lista tuturor inregistrarilor contabile din toate notele contabile (de forma data/ numar/ titlu/ cont debitor/ cont creditor/ valoare) este accesibila prin optiunile „Lista inregistrari contabile” din menu-ul „Note contabile”.Aceste liste pot fi folosite pentru a aplica pe toate inregistrarile contabile a unor operatiuni de cautare, filtrare, analiza, tiparire sau export catre Excel. Spre exemplu folosind menu-ul contextual disponibil la click cu butonul din dreapta pe campul de explicatii, se pot afisa toate inregistrarile care contin un anumit cuvant in explicatii. De asemenea, folosind optiunea „Grupare si totalizare” din menu-ul contextual si alegerea drept criteriu de grupare doar Contul debitor si Contul creditor, se poate obtine o lista a tuturor combinatiilor de conturi creditoare si debitoare folosite in inregistrarile contabile.Evidenta operatiunilor cu furnizorii.Facturi de cumparare. Contracte de furnizori. Solduri de furnizoriSectiunea dedicata Operatiunilor cu furnizorii permite introducerea facturilor de achizitie, a contractelor cu furnizorii si obtinerea situatiilor de solduri de furnizori.Facturile de achizitieAdaugarea unei facturi de achiztie se face urmand un proces din mai multi pasi.Pasul 1: alegerea modului de adaugare si al tipului de facturaPrimul pas pentru adaugarea unei noi facturi presupune introducerea furnizorului, a seriei si a numarului facturii.Dupa completarea acestor rubrici si apasarea butonului „Cauta”, programul verifica daca nu cumva factura o factura cu acelasi numar de la acelasi furnizori nu a fost deja introdusa in baza de date (caz in care factura respectiva poate fi deschisa spre ediare).Daca factura nu a fost deja introdusa in baza de date, programul afiseaza intr-o rubrica separata o lista de facturi de la acelasi furnizor.Acest lucru permite identificarea facturilor similare cu cea ce se doreste a fi introdusa. Daca exista o factura similara (spre exemplu in luna trecuta), utilizatorul poate alege optiunea de „Clonare” din dreptul acelei facturi, copiind astfel toate informatiile din afactura anterioara (valori,explicatii, interpretari contabile, etc).La adaugarea unei facturi prin clonare, in cazul in care noua factura este similara cu o factura a unui alt furnizor, se poate schimba furnizorul al carui istoric este afisat.Dupa alegerea optiunii de Clonare, aplicatia deschide noua factura in modul de Editare pentru a permite verificarea si corectarea valorilor si a explicatiilor.De asemenea, in primul pas al procesului de adaugare a unei facturi, daca nu exista nici o factura similara in istoric, utilizatorul poate alege optiunea „Adauga o factura noua pornin de la zero ...”.La apasarea butonului de „Adaugare factura plecand de la zero” utilizatorului i se prezinta posibilitatea de a alege intre mai multe tipuri de facturi (ex facturi generale si facturi de leasing). Folosirea optiunii de „Facturi de leasing” ghideaza utilizatorul printr-un set de pasi suplimentari.Pasul 2: Adaugarea datelor din antetul unei facturi de cumparare generaleIn ecranul urmator afisat in cazul adaugarii unei facturi „de la zero” se vor completa toate informatiile din antetul facturii:furnizorul, seria si numarul se preiau automat din ecranul anteriordata inscrisa pe factura si data in contabilitate (in mod uzual vor fi egale dar, in cazul in care o factura ajunge in organizatie dupa inchiderea unei luni contabile, se poate decide introducerea unei facturi intr-o alta luna contabila completand o „data in contabilitate” diferita de data emitarii facturii. Se recomanda si introducerea datei scadente pentru a putea gestiona cat mai eficient soldurile de furnizori si pentru a genera platile catre furnizoritipul de document (in mod implcit este factura, dar se pot introduce in acelasi mod si bonuri fiscale mai ales daca bonul fiscal necesita o interpretare contabila mai deosebita sau daca nu este platit cash ci a fost platit cu cardul sau urmeaza sa fie platit prin banca. (Bonurile fiscale introduse prin macheta de facturi de achizitie vor fi preluate in situatia de solduri de furnizori). Observatie: bonurile fiscale platite cash pot fi introduse folosind macheta pentru un alt tip de document („chitanto-factura”) care faciliteaza introducerea (si interpretarea contabila) rapida atat a cheltuielii, cat si a platii prin casa sau prin deconturi.Numarul de intrare in registratura (in arhiva electronica). In cazul folosirii arhivei electronice, la receptionarea facturii in unitate i se aloca un numar de inregistrare prin lipirea unei etichete cu un cod de bare tiparit anterior. In rubrica „Numar de intrare in registratura” se va completa numarul de codul de bare, fapt ce va asocia datele introduse (interpretarea financiar-contabila a facturii) cu copia scanata a facturii si a altor documente anexate (daca e cazul). Ulterior se va putea accesa imaginea facturii direct din macheta (formular) de editare sau vizualizare a datelor unei facturi sau se vor putea tipari copii ale facturilor direct din listele de facturi afisate in program.Se recomanda inregistrarea contractelor (in nomenclatorul dedicat de contracte) si asocierea facturilor cu contractele aferente. Acest lucru este obligatoriu pentru contractele in valuta ce trebuiesc re-evaluate la cursul din fiecare luna, insa este recomandat atat pentru contractele cu plata in lei in rate cat si pentru contractele de utilitati. Asocierea facturilor cu contractele poate facilita atat generarea situatiilor pe contracte (solduri de contracte), cat si verificarea desfasurarii contractelor (daca furnizorul respecta conditiile convenite in contract atunci cand factureaza). De asemenea, programul poate depista „o factura lunara lipsa” (de utilitati de exemplu).Repartizarea pe centre de cost. Repartizarea pe centre de cost poate fi facuta conform unui sablon comun de repartizare folosit pentru mai multe facturi sau poate fi definita manual pentru fiecare factura in parte. De asemenea, repartizarea poate fi preluata din contractul de furnizor asociat unei facturi. Repartizarea introdusa la nivelul antetului de factura are efect asupra tuturor randurilor din factura insa exista posiblitatea la nivelul fiecarui rand de factura (cand se introduc informatiile aferente fiecarui rand) sa se specifice un mod de repartizare pe centru de cost specific fiecarui rand de factura.Pasul3: introducerea randurilor (detaliilor) de facturaRegimul de TVA al furnizorilorRegimul de TVA al furnizorilor este important atat - pentru deductibilitate (TVA-ul aferent furnizorilor ce practica TVA la incasare nu poate fi dedus decat dupa plata facturii, spre deosebire de cel al furnizorilor cu regim de TVA normal. Mult mai rar, nu se poate deduce deloc TVA-ul de pe facturile furnizorilor care si-au pierdut dreptul de TVA- cat si pentru declaratia D394 (achizitiile sunt repartizate in diverse categorii in functie de regimul de TVA al furnizorilor). Din acest motiv, in fiecare fisa de furnizor este prevazuta posibilitatea definirii perioadelor in care un furnizor a practicat diverse regimuri de TVA (neplatitor / platitor normal / platitor in regim TVA la incasare). Programul incearca determinarea automata a regimului de TVA prin accesarea serviciilor WEB puse la dispozitie de ANAF atat la adaugarea unui furnizor nou, la adaugarea unei facturi cat si la momentul intocmirii declaratiei D394. Registrul contribuabililor ce practica sistemul de TVA la incasare se actualizeaza zilnic, la prima incercare de adaugare a unei facturi de achizitie. Atunci cand programul solicita acordul de actualizare a registrului RTVAI, este recomandat sa dati acceptul pentru aceasta operatie pentru a va asigura ca aveti la dispozitie cele mai noi informatii la momentul introducerii unor noi facturi in baza de date. Statusul acestui registru poate fi consultat in optiunea Registrul Tva la incasare din sectiunea Declaratii. Tot de aici se pot cauta manual informatiile despre un contribuabil sau se poate porni manual procesul de actualizare al registrului.