Flex Salarii

Flex Salarii reprezinta o aplicatie completa de management a resurselor umane si salarizare. Include functionalitati pentru
- introducerea si tiparirea contractelor de munca
- tiparire de legitimatii dupa formatul definit de utilizator
- tiparire de adeverinte dupa sabloane modificabile de utilizator
- gestiunea istoricului salarizarii, functiilor,
- introducere de pontaje complexe (include evidenta orelor in deplasare, orelor suplimentare recuperate, ore de noapte, etc)
- calcul de salarii pentru diferite tipuri de contracte (salariati, conventii civile, membrii in consiliul de administratie, etc)
- calcul si evidenta concediilor de odihna
- managementul salariilor pe centre de cost sau proiecte (permite impartirea orelor lucrate separat pentru diverse proiecte sau centre de cost si calculul statelor de plata pe fiecare centru de cost in parte)
- generarea declaratiilor (Revisal, D112, concedii medicale).

Instalati programul de salarii
Instalati programul de introducere de pontaje

 

Managementul datelor de personal

Aplicatia gestioneaza intr-un sistem integrat atat datele de identificare ale salariatilor cat si informatiile necesare generarii rapoartelor manageriale si intocmirii declaratiile catre institutiile statului (Revisal, Declaratia D112, fise fiscale, etc).

  • Nume
  • Prenume
  • Cod numeric personal (cu verificarea validitatii acestuia)
  • Data naterii
  • Localitatea nasterii (cu alegere din nomenclatorul de coduri SIRUTA)
  • Poza (import din fisier sau captura cu camera web controlata de program)
  • Grupa sangvina
  • Nationalitate
  • Cetatenie
  • Categoria de studii absolvite
  • Actul de identitate
    • Tip (carte de identitate, buletin, pasaport, etc)
    • Serie si numar
    • Data emiterii
    • Emitent
    • Data expirarii
  • Adresa de domiciliu
    • Localitate (cu alegere din nomenclatorul de coduri SIRUTA)
    • Strada
    • Numar
    • Bloc
    • Scara
    • Etaj
    • Aparament
    • Sector
    • Cod postal
  • Adresa de email
  • Telefon
  • Carnet de munca
  • Permis de munca pentru cetatenii straini
  • Casa de asigurari de sanatate la care este inscris (cu pastrarea istoricului caselor la care a fost inscris de-a lungul timpului)
  • Medicul de familie (cu pastrarea istoricului medicilor de familie la care a fost inscris de-a lungul timpului)
  • Istoricul locurilor de munca anterioare

Evidenta contractelor de munca si intocmirea contractelor

Gestiunea contractelor de munca urmareste urmatoarele obiective

  • introducerea tuturor datelor necesare in calculul statului de plata precum si in intocmirea declaratiilor catre institutiile statului (Declaratia D112, Registrul Salariatilor - Revisal)
  • pastrarea istoricului tuturor contractelor (actuale sau istorice) si a informatiilor introduse (nu doar in sensul pastrarii unui jurnal de modificari, ci cu scopul de a putea reface orice stat de plata sau declaratie catre institutiile statului in forma valabila la orice moment in trecut).

Datele introduse cuprind

  • Data intocmirii contractului
  • Numarul contractului (din evidenta interna)
  • Data inceperii activitatii
  • Tipul contractului (fiecare cu praticularitatile sale in privinta contributiilor datorate)
    • Salariat in functia de baza
    • Salariat ce nu este in functia de baza
    • Colaborator dependent (conventie civila)
    • Colaborator independent (conventie civila)
    • Cenzor
    • Membru in consiliul de administratie
    • Membru director
    • Contract de drepturi de autor
  • Perioada de valabilitate a contractului (pentru contract pe durata determinata, cu evidenta tuturor prelungirilor acestuia)
  • Vechimea la angajare
  • Optiunea de a introduce angajati proprii sau angajati detasati de la o alta organizatie
  • Data inchiderii si motivul inchiderii
  • Optiunea de a redeschide temporar un contract inchis in urma unor hotarari judecatoresti sau pentru a permite efectuarea unor plati a unor drepturi salariale dupa inchiderea contractului de munca
  • Istoricul datelor referitoare la salarizare
    • Tipul normei de lucru (dintr-un nomenclator definit de utilizator)
    • Tipul salariului negociat (Brut in lei, Brut in valuta, net in valuta) si valoarea salariului negociat
    • Valoarea salariului inscrisa in contractul individual de munca (cu optiunea determinarii automate a acestei valori pornind de la un salariu net)
    • Optiune de constituire de garantii pentru salariatii cu gestiune
    • Clauze suplimentare remunerate (clauze de confidentialitate, neconcurenta)
    • Optiuni cu impact in calculul impozitului si a contributiilor catre stat pentru
      • programatori (scutire de impozit)
      • pensionari (scutire de contributie la somaj)
  • Istoricul locurilor de munca ocupate (functie aleasa din nomenclatorul COR si compartiment / departament din organigrama)
  • Punctul de lucru la care isi desfasoara activitatea (in scopul declararii impozitului in functie de administratia financiara in raza careia este declarat punctul de lucru respectiv)
  • Istoricul schemelor de repartizare pe centre de cost sau proiecte (fiecare salariat poate fi alocat pe unul sau mai multe proiecte / centre de cost intr-o anumita perioada)
  • Evidenta perioadelor in care salariatul are documentatia ce atesta un grad de handicap (in scopul scutirii de la plata unor contributii catre stat)
  • Evidenta perioadelor in care salariatul are contractul suspendat ca urmare a intrarii in concediu de crestere a copilului
  • Lista de persoane intretinute si perioadele in care au fost intretinute (cu scopul constituirii unei deduceri din impozitul pe venitul global)

Aplicatia permite introducerea salariatilor si a contractelor noi intr-o forma simplificata (usor de utilizat) si modificarea ulterioara a oricaror informatii cu pastrarea istoricului acestora

Contractele de munca pot fi tiparite direct din program pe baza unui sablon de contract-cadru modificabil de catre utilizator.

Tiparire de legitimatii

Utilizatorul poate defini un sablon de legitimatie specificand fundalul grafic al legitimatiei si apoi pozitionand diverse elemente (precum numele salariatului, functia, CNP-ul) in pozitia dorita peste fundalul grafic. Utilizatorul are control total asupra pozitiei, fontului, dimensiunii, alinierii oricarui element ce va fi tiparit pe legitimatie.

De asemenea este posibila tiparirea unui cod de bare sau encodarea unor carduri magnetice de acces.

Aplicatia poate controla un webcam performant pentru a efectua poze salariatilor. De asemenea, pozele pot fi importate in sistem din formatele grafice comune (jpg, bmp, png, etc).

Odata definit un sablon de legitimatie, la angajarea unui salariat utilizatorul va alege doar numele salariatului si sablonul de legitimatie dorit, programul va completa toate datele pe legitimatie si va permite tiparirea legitimatiei pe o imprimanta comuna sau pe o imprimanta de carduri PVC.

Intocmire de pontaje. Pontaje zilnice. Pontaje pe centre de cost.

Pontajele pot fi introduse de catre utilizator sau pot fi importate din diverse formate (fisiere Excel) sau din sisteme de pontaj electronic si autorizare a accesului (Flex Solutions poate pune la dispozitia clientilor interesati module de pontaj electronic si autorizare pe baza de carduri de acces sau amprenta).

In functie de necesitatile organizatiei, se poate lucra in unul din urmatoarele moduri

  • pontaj totalizat - cuprinde informatii aferente unei perioade (fie luna, fie o jumatate din luna sau o saptamana). Se vor introduce campuri precum
    • Total Ore Normale lucrate in perioada
    • Total Ore suplimentare (cu diverse procente de spor)
    • Total ore de noapte
    • Total zile lucrate
    • Total zile concediu de odihna, concediu medical
    • Total zile fara plata (separat zile motivate si nemotivate)
    • Total zile pontate
    • Total Zile cu spor de weekend
    • Total ore cu spor de weekend
  • pontaj zilnic - permite introducerea datelor intr-un format de tip calendar, in care utilizatorul poate marca activitatea pentru fiecare zi in parte. Formatul permite introducerea unor stari compuse din mai multe informatii (spre exemplu, un salariat poate fi marcat intr-o zi de sambata ca fiind in Deplasare Externa (pentru care ar trebui sa primeasca diurna) dar in acelasi timp poate lucra 8 ore normale si poate primi si un spor de lucru in weekend).
  • pontaj zilnic pe proiecte sau centre de cost. In cazul in care salariati sunt partajati intre mai multe proiecte (sau centre de cost) si se doreste evidenta orelor lucrate si a cheltuielilor pe fiecare proiect (centru de cost) in parte. Orele lucrate pot fi impartite intre centrele de cost iar concediile medicale sau concediile de odihna pot fi repartizate procentual pe centrele de cost din care urmeaza sa fie suportate (platite).

Calcul de concedii medicale

Urmatoarele informatii sunt solicitate la completarea unui concediu medical

  • Data eliberarii
  • Seria si numarul CM
  • Perioada concediului (prima si ultima zi)
  • Codul de indemnizatie (prin alegere din nomenclatorul inclus)
  • Diagnosticul (prin alegere din nomenclatorul inclus)
  • Locul de prescriere (Medic de familie / Spital / Ambulatoriu / Spital)
  • Medicul care a eliberat concediul
  • Numarul de aviz al expertului
  • Concediul medical anterior (in cazul in care acest concediu este acordat in prelungirea unui concediu anterior)
  • Perioada de internare in spital (in cazul in care CM presupune si internarea)
  • CNP-ul copilului in cazul concediile de ingrijire a copilului bolnav

Pe baza acestor informatii, programul determina automat numarul de zile platite de angajator si numarul de zile suportate de CAS. Programul determina stagiul de cotizare in functie de statele de plata anterioare (sau, in cazul salariatilor nou angajati, in functie de o adeverinta de venituri adusa de la vechiul loc de munca si introdusa in program). Se determina astfel valoarea indemnizatiei aferenta concediului medical si al contributiilor catre stat aferente (in functie de codul de indemnizatie al fiecarui concediu).

Concediile medicale introduse in program sunt incluse automat in declaratia 112. De asemenea, se poate obtine un raport cu cocediile medicale dintr-o anumita perioada cu scopul depunerii lor la casa de asigurari de sanatate.

Calcul de stat de plata

Statul de plata este calculat automat in functie de datele introduse in contractele de munca si in pontaje.

De asemenea, este posibila introducerea unor sanctiuni si diminuari de salariu in valoare bruta, retineri nete din salariu (pensie alimentara, rate, etc) precum si introducerea de prime exprimate in valoare bruta sau neta.

Se pot genera liste cu salariatii carora li se cuvin tichete de masa si se pot introduce tichetele de masa acordate salariatilor (intrucat suma aferenta acestor tichete este impozabila, valoarea lor apare pe statul de plata).

In cazul salariilor negociate in valuta, programul permite introducerea cursului valutar si calculeaza automat diferente de curs valutar.

Programul permite corectia unor perioade mai vechi si recalcularea statelor de plata aferente acelor perioade.

Se prezinta rapoarte de diferente intre statele de plata intocmite anterior si statul de plata care ar fi generat acum pentru o anumia perioada.

Salariatii pot fi grupati pe unul sau mai multe state de plata (gruparea salariatilor pe state de plata este versionata, astfel incat poate fi regenerat si retiparit oricand un stat de plata aferent unei perioade mai vechi).

Se pot tipari statele de plata (antetul si semnatarii statului de plata sunt configurabili).

Fluturasii pot fi tipariti sau pot fi expediati prin email catre salariati.

Programul pune la dispozitia utilizatorului un ecran unde se pot face calcule de salarii pentru valori ale tarifarelor sau pontajelor introduse arbitrar (calcul de proba).

Tiparire de adeverinte cu ajutorul unui sistem bazat pe sabloane ce pot fi definite de utilizator

Utilizatorul are la dispozitie un sistem de generare de documente tiparite (contracte, acte aditionale, adeverinta de venit, etc) bazat pe sabloane.

Astfel utilizatorul poate alege unul din sabloanele disponibile in biblioteca de sabloane distribuita cu aplicatia sau poate crea foarte usor un sablon nou, formatand textul intr-un mod similar cu modul de lucru in aplicatii de tip Wordpad sau Word si alegand dintr-un menu cuvinte cheie (de genul {{NumeSalariat}} pentru a desemna locurile unde programul va completa sablonul cu numele salariatului pentru a genera o adeverinta).

Este suficient ca utilizatorul sa aleaga salariatul si sablonul dorit pentru a obtine o adeverinta (sau un act similar). Textele obtinute cu acest sistem de generare de documente sunt formatate, pot contine informatii complexe (spre exemplu adeverinta pentru oficiul de somaj contine un tabel cu veniturile, zilele lucrate si absentele din ultimul an de zile), pot fi modificate de utilizator inainte de a fi tiparite. Inainte de tiparire utilizatorul poate alege antetul si subsolul de pagina care sa fie folosit dintr-o lista de antete grafice importate de catre utilizator din formate comune (jpg, bmp, png, etc).

Export fisiere pentru Registrul electronic al salariatilor (Revisal).

Datele introduse in contractele de munca pot fi exportate in formatul XML specific aplicatiei de la ITM de evidenta a registrului electronic al salariatilor.

Utilizatorul trebuie sa introduca doar perioada de interes pentru a obtine o lista cu toate modificarile efectuate in acea perioada. Utilizatorul are posibilitatea de a selecta persoanele si contractele care sa fie incluse sau excluse din aceasta declaratie.

In cazul in care au fost facute anterior depuneri de date in sistemul Revisal cu alte aplicatii care nu respecta intocmai specificatiile publicate de ITM (spre exemplu Saga), programul permite introducerea unor chei alternative de identificare a persoanelor si contractelor (pentru a evita dublarea inregistrarilor in registrul salariatilor).

Intocmire si export declaratia unica D112

Toate datele din contractele de munca, din statul de plata si din concediile medicale sunt preluate automat in declaratia unica (D112).

Programul salveaza declaratia XML si apeleaza modulul pus la dispozitie de ANAF pentru a face verificarea (validarea) datelor si generarea PDF-ului semnat.

Fisierele XML validate sunt memorate in program intr-o arhiva de declaratii care poate fi consultata ulterior (programul retine toate versiunile de declaratie depuse, in cazul in care utilizatorul modifica statul de plata sau contractele si decide sa faca o rectificare a declaratiei D112).

Fise fiscale

Programul permite exportul informatiilor cuprinse in fisele fiscale in formatul solicitat de administratiile financiare. Activitatea poate fi preluata si insumata din mai multe baze de date (in cazul organizatiilor cu sucursale independente).

Fisele fiscale pot fi tiparite direct din program. De asemenea, programul poate exporta si tipari etichete de corespondenta necesare expedierii fiselor fiscale catre salariati.

Managementul conturilor bancare ale salariatilor

Fiecare salariat are asociata o fisa de conturi bancare. Conturile pot fi introduse de utilizator (cu validarea automata a conturilor in format IBAN) sau pot fi importate din fisiere de diverse formate (csv, Excel, formate proprietare definite de banca).

Conturile pot fi marcate ca fiind inactive (in cazul pierderii cardurilor de exemplu, cand salariatul face o cerere sa-i fie virat salariul prin casa sau printr-un alt cont pentru o perioada).

Unul din conturile salariatului este marcat ca fiind contul preferat (la momentul intocmirii listelor de plata (viramentelor) acesta este contul implicit ales pentru salariat).

Managementul platilor catre salariati si catre stat

Salariatilor li se pot face oricate plati partiale (in avans) cu sume arbitrare (introduse de utilizator) sau cu sume conform unor pontaje partiale (pontajul de la jumatatea lunii).

Dupa introducerea completa a pontajului, programul calculeaza lichidarea aferenta fiecarui salariat si genereaza o lista cu resturile de plata.

La generarea oricarei liste de plata (de avansuri sau lichidare) fiecarui salariat i se propune contul preferat, insa utilizatorul are posibilitatea de a alege unul din celelalte conturi definite in fisa de conturi bancare a salariatului.

Listele de plata grupate in functie de contul bancar al organizatiei din care se fac platile pot fi exportate in formatele specifice bancilor (in scopul de a fi trimise la banca sau de a fi importate in aplicatiile de ebanking). De asemenea, este posibila tiparirea de ordine de plata individuale in formatul specific bancii (spre exemplu pentru BCR).

Toate platile efectuate sunt pastrate in istoricul platilor. Valoarea platilor si contul destinatie apar pe fluturasii de salarii.

Functii dedicate organizatiilor ce lucreaza cu fonduri europene. Managementul costurilor salariale pe proiecte.

Aplicatia a fost adaptata in mod special pentru a integra toate aspectele activitatii organizatiilor ce desfasoara proiecte finantate din fonduri europene.

Utilizatorul are posibilitatea definirii unui nomenclator de proiecte (sau centre de cost). Proiectele pot fi grupate in mod ierarhic intr-o structura arborescenta definita de utilizator (ex proiecte > subproiecte > activitati).

Fiecare proiect sau activitate poate avea definita o perioada de desfasurare, un numar de finantatori (procentele de contributie la finantare pot varia de la o luna la alta) si pot fi marcate ca reprezentand activitati economice sau activitati in scop non-lucrativ. De asemenea, exista posibilitatea definirii unor limite de buget aferente unui proiect in ansamblu sau a unei activitati.

Inca de la introducerea unui contract de munca utilizatorul are posibilitatea alocarii acelui contract pe un anumit proiect (sau pe mai multe proiecte, dupa o proportie definita de utilizator ca procent sau ca norma de lucru).

Proportiile de alocare a costurilor unui salariat pe proiecte poate fi corectat sau modificat cu incepere de la o anumita data atat din fisa de personal cat si dintr-un ecran special ce prezinta situatia alocarii tuturor salariatilor pe toate proiectele. Acest ecran prezinta o situatie de ansamblu asupra alocarii resurselor umane pe proiecte (se pot urmari situatii ce se recalculeaza in timp real cu salariatii care nu au intreaga norma alocata pe proiecte sau cu proiectele cu depasiri de buget calculate in functie de salariile angajatilor alocati). Ecranul permite planificarea activitatii, alocarile avand un caracter de ghid pentru activitatea desfasurata in proiect.

Desi se pot obtine din program rapoarte de costuri (costuri ce reies din statul de plata) repartizate conform acestor alocari planificate, este recomandata introducerea pontajelor impartite pe proiecte.

Pontajele salariatilor pot fi pre-completate automat conform alocarilor pe proiecte planificate si pot fi apoi ajustate pentru a reflecta activitatea desfasurata in timpul lunii. Pontajul se introduce intr-un ecran special ce prezinta calendarul lunii in curs si ofera posibilitatea specificarii activitatii in fiecare zi.

Norma zilnica (in ore lucrate) poate fi impartita pe unul sau mai multe centre de cost. In cazul concediilor de odihna sau al concediilor medicale, se poate specifica procentul in care cheltuielile aferente acelui concediu vor fi suportat de catre fiecare proiect in parte.

Pontajele introduse pot fi tiparite totalizat (cu toate orele lucrate de un salariat in cadrul unei luni) si pentru fiecare proiect in parte.

Pe baza pontajului introdus de utilizator, programul calculeaza cate un procent aferent fiecarui proiect, procent ce va fi utilizat drept cheie de repartizare a cheltuielilor pe proiect.

Contributiile salariatilor si ale firmei calculate in statul de plata conform situatiei totalizate sunt impartite conform procentelor de distributie pe proiecte. Astfel se obtine cate un stat de plata aferent fiecarui proiect (in care contributiile fiecarui salariat nu sunt calculate direct la brut ci sunt obtinute prin repartizarea contributiilor totale ale salariatului, astfel incat suma statelor repartizate pe proiecte sa fie egala cu statul aferent intregii activitati).

Folosind modulul de plati, aplicatia permite generarea de viramente bancare cu salariile nete aferente fiecarui proiect precum si cu darile din partea salariatului si ale firmei repartizate pe proiecte. Programul retine data, numarul, banca si semnificatia fiecarui ordin de plata fiind posibila generarea raportului financiar in formatul solicitat de Autoritatea de Monitorizare.

Raportul financiar obtinut poate fi apoi incarcat direct pe site-ul Action Web prin utilizarea unui modul dedicat.

Suport pentru organizatii cu mai multe sucursale si puncte de lucru

Programul client se poate conecta prin internet la o baza de date gazduita la o locatie centrala, atfel incat sunt posibile scenarii in care introducerea contractelor sau a pontajelor se face de la un sediu, iar salariile, declaratiile sau viramentele se fac de la un alt sediu.

De asemenea, in cazul in care activiatea din teritoriu este intensa si se doreste independenta fata de o conexiune de internet stabila, fiecare sucursala isi poate instala propriul server de baza de date si poate lucra independent de celelalte sucursale. In acest caz, o aplicatie centrala descarca zilnic toate bazele de date din teritoriu si le restaureaza pe serverul central. Aplicatia are posibilitatea de a intocmai declaratii (precum declaratia 112) prin cumularea datelor sucursalelor din mai multe baze de date.

Jurnal de modificari

Toate introducerile sau modificarile de date sunt notate intr-un jurnal de activitate. Numele utilizatorului windows, numele cu care s-a facut conectarea la baza de date, adresa calculatorului de pe care s-au introdus datele, ora si data exacta sunt memorate pentru fiecare introducere de informatie in program.

Orice corectie de date determina stocarea (din ratiuni de securitate) a datelor vechi ce au fost inlocuite. Programul retine atat datele de identificare ale utilizatorului care a introdus prima varianta de informatie, cat si ale utilizatorului care le-a corectat.

Acces de la distanta

Intreaga aplicatie poate fi instalata pe un laptop ce se poate conecta prin internet la o baza de date centrala. Orice operatiune ce poate fi efectuata din reteaua interna poate fi efectuata in conditii bune de performanta si de pe un calculator aflat la distanta, conectat printr-o conexiune decenta de internet.

Generator de rapoarte

Toate listele afisate de catre program permit functionalitati specifice generatoarelor de rapoarte :

  • selectarea coloanelor de interes
  • aplicarea de filtre complexe si de ordonari (sortari)
  • grupari dupa una sau mai multe coloane si totalizari ale coloanelor numerice cu resetarea valorii la fiecare grup
  • exportul datelor in Excel si in alte formate comune (csv, dbf, etc)
  • tiparirea datelor in diverse formate (lista configurabila, grupat, etc).