Incepand cu 1 iulie 2024, facturile circula de la furnizori catre clienti in primul rand prin sistemul RO e-Factura administrat de ANAF.
Firmele mari vor primi toate facturile intr-un singur punct (sa zicem la contabilitate), punct unde ar trebui ca cineva sa poata identifica departamentul, centrul de cost sau locatia pentru care a fost emisa fiecare factura in parte pentru a obtine o confirmare de la responsabilul respectiv in privinta cheltuielii si pentru a primi "OK"-ul pentru efectuarea platii.
In firmele mari, acesta distribuire a facturilor poate fi foarte complicata, motiv pentru care aceste firme si-au dezvoltat procese de automatizare a distribuirii facturilor primite catre departamentele / locatiile responsabile.
Pentru aceasta automatizare, fiecare client poate solicita ca furnizorul sa completeze in factura diverse coduri pe care le comunica in prealabil. Codurile exacte precum si rubricile optionale in care se doreste a fi completate variaza de la un client la altul (fiind rubrici sau campuri optionale care nu sunt cerute de ANAF).
Iata cateva astfel de campuri (rubrici) optionale din factura, in care clientii pot solicita completarea unor valori speciale, comunicate de ei:
BT-10 Referinta cumparatorului
BT-12 Referinta contractului- poate fi un cod alocat de client pentru ficare contract sau poate fi numarul contractului, in functie de solicitarea clientului
BT-19 Locatia clientului pentru care s-a facut prestatia
BT-58 Adresa de email de contact a cumparatorului-
Aplicatiile informatice ale clientilor vor cauta acele coduri speciale in anumite rubrici (o aplicatie se poate descurca sa interpreteze o anumita rubrica in care este completata o singura informatie, dar ar interpreta mult, mult mai greu o explicatie scrisa drept rand de factura care poate contine si perioada de facturare si adresa de librare si codul de contract sau de comanda.
Pentru a putea completa codurile comunitate de clienti in astfel de campuri optionale, am adaugat in Fisa Client o sectiune noua numita "Cofigurari RO eFactura specifice".
Cand primiti o solicitare de la un client de a completa vreun anumit cod in facturile elecctroncie, deschideti fisa acelui client, accesati sectiunea "Configurari specifice RO eFactura" din lista de sectiuni din partea stanga. In dreapta sus, dati click pe link-ul Modifica. Adaugati cate un rand pentru fiecare tip de informatie solicitata de client (Ex BT-12) si completati in dreapta valoarea indicata de client.
La momentul generarii facturi, in fisierul XML se va include si informatia specificata.
Pentru a verifica acest lucru, deschideti ecranul de "facturi electronice RO eFactura" (ultimul buton din menu-ul Facturare), afisati lista facturilor din ultimele 30 de zile, cautati factura (Click dreapta de exemplu pe numele unui client oarecare si in menu-ul care apare completati cateva litere din numele clientului in campul "Coloana Nume client contine ..." si apasati Enter). Odata localizata factura, dati click pe Actiune in dreptul ei -> Vizualizare continut XML.
Daca factura fusese deja generata inainte de completarea informatiilor specifice in fisa clientului dar nu fusese transmisa la ANAF, in ecranul RO eFactura puteti da click pe butonul Actiune in dreptul acelei facturi -> Regenerare continut XML.